Co zrobić z niezapłaconą fakturą?

Przełom roku to dla przedsiębiorców czas robienia podsumowań i sporządzania bilansów, w tym finansowych. Ilu z nich znajdzie w swoich zestawieniach księgowych zaległe faktury, nieopłacone pomimo upływu wszelkich terminów? Co robić, jeżeli opóźnienia w płatnościach spędzają przedsiębiorcy sen z powiek?

Po pierwsze należy wyjaśnić, czym jest transakcja handlowa. Oznacza ona umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli jej stronami są przedsiębiorcy i zawierają ją w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

WAŻNE: Taka umowa musi być zawarta w ramach działalności gospodarczych. Sam fakt, że dana osoba fizyczna figuruje w CEIDG jako przedsiębiorca, nie oznacza jeszcze, że każda zawarta przez nią umowa będzie transakcją handlową w rozumieniu ustawy – taki przedsiębiorca ma przecież prawo zawierać umowy również jako konsument, poza sferą swojej działalności.

Umowa

Jeżeli już upewnimy się co do tego, że występujemy w danych stosunkach jako przedsiębiorcy, a nie konsumenci, przyjrzyjmy się wspomnianej umowie oraz trzymanym przez nas w ręku niezapłaconym fakturom.

Co do zasady, kodeks cywilny nie wymaga od nas zawierania umów w formie pisemnej. W szczególności nie dotyczy to przedsiębiorców – kodeks cywilny mówi wyraźnie, że przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

W praktyce oznacza to, że z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w ustawie (i tylko nich), jak np. umowa zbycia przedsiębiorstwa, nie mamy ustawowego obowiązku zawierania umów w formie pisemnej – może być to forma ustna, bądź przykładowo treść zawartej przez przedsiębiorców umowy może wynikać z wymienianych przez nich wiadomości e-mail lub SMS. Zaś wystawiona i doręczona drugiej stronie faktura jest dowodem na spełnienie świadczenia i wykonanie umowy.

Niemniej jednak z praktycznego punktu widzenia zawieranie w obrocie gospodarczym – szczególnie, jeżeli planujemy podjąć z drugim przedsiębiorcą długofalową współpracę – umów w formie pisemnej jest jak najbardziej wskazane i pożądane oraz może uchronić nas od wielu niepotrzebnych kłopotów. Istnienie takie umowy ułatwia także, pod względem dowodowym, dochodzenie swoich należności przed sądem w razie nieopłacenia faktur wystawionych na jej podstawie.

Niezapłacona faktura – co robić?

Zawarliśmy umowę (ustnie lub na piśmie), wykonaliśmy usługę, wystawiliśmy i dostarczyliśmy fakturę, oczekujemy na płatność, czas mija, a pieniędzy jak nie było, tak nie ma.

Po pierwsze, mamy prawo naliczyć odsetki od niezapłaconych kwot – o tym jak i od kiedy je naliczać przeczytacie TUTAJ.

Po drugie – powinniśmy w pierwszej kolejności wezwać naszego dłużnika do zapłaty. Najlepiej uczynić to drogą pisemną, a pismo doręczyć pocztową przesyłką poleconą. Czasami takie wezwanie może wystarczyć, aby dłużnik dobrowolnie uiścił zapłatę. W innym przypadku może się okazać, że sytuacja finansowa dłużnika jest na tyle skomplikowana, że chciałby zapłacić nasze faktury, ale potrzebuje ustalić nowe warunki ich spłaty. Po otrzymaniu wezwania do zapłaty może skontaktować się z wierzycielem, omówić zaistniałą sytuację i sporządzić pisemne porozumienie lub skorzystać z drogi MEDIACJI i zawrzeć ugodę, w której strony umówią się na indywidualne warunki spłaty zaległych faktur, unikając dzięki temu konieczności udania się do sądu.

Jeżeli próba rozwiązania problemu poza sądem nie przyniesie rezultatu, będziemy zmuszeni wystąpić z pozwem o zapłatę należności z zaległych faktur. Warto w tym miejscu zauważyć, że wystąpienie z takim pozwem wcale nie musi wiązać się z koniecznością odbywania wizyt w sądzie na rozprawach. Możemy skorzystać z dobrodziejstwa, jakie daje nam wystąpienie z wnioskiem o wydanie nakazu zapłaty (więcej o nakazach zapłaty napiszemy już wkrótce, w osobnym artykule). Wówczas nasza sprawa rozpoznawana jest przez sędziego na posiedzeniu niejawnym, zaś my – o ile dłużnik nie wniesie sprzeciwu lub nie zgłosi zarzutów – ograniczamy się do wymiany korespondencji z sądem.

Po przeprowadzeniu postępowania przed sądem i uprawomocnieniu się naszego nakazu zapłaty lub wyroku, jeżeli dłużnik nadal nie zamierza nam zapłacić, możemy zwrócić się do komornika z wnioskiem o wszczęcie egzekucji i tą drogą odzyskiwać nasze pieniądze.

Jak widać z powyższego artykułu, temat dochodzenia zapłaty należności z zaległych faktur jest wielowątkowy i dosyć obszerny. Zapraszamy do śledzenia naszej strony oraz profilu Facebook Kanclex Porady Prawne Gdynia – będziemy tak publikować kolejne teksty dotyczące tego tematu. W razie zaś konieczności uzyskania porady indywidualnej – zapraszamy do osobistego kontaktu z Zespołem KANCLEX!

Porady prawne Gdynia - Usługi prawne KANCLEX