Od kilku miesięcy gdzie nie odwrócimy głowy bombarduje nas jeden skrót – RODO. Gdy 24 maja 2018r. weszło w życie tzw. Rozporządzenie RODO, pojawił się ogromny problem dotyczący tego jakie dane można gromadzić, jak je przechowywać i ewentualnie jak dalej udostępniać. Przed tym dylematem stanęły również biura podróży, organizatorzy turystyki, przewodnicy, piloci, czy hotele. W dzisiejszym artykule wskażemy w zarysie jak poradzić sobie z RODO podczas zorganizowanej wycieczki turystycznej…
RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, może być zmorą wielu przedsiębiorców. Klienci czasami nadużywają tego skrótu chcąc wymusić określone zachowania mimo, że uprawnienie, na które się powołują wcale im nie przysługuje. Podstawową zasadą dotyczącą przetwarzania danych osobowych osoby fizycznej, którą powinien sobie przyswoić każdy przedsiębiorca mający z nimi do czynienia i nie czujący się w RODO specjalistą, jest daleko idąca ostrożność.
ZAPAMIĘTAJ: Nie wiesz, co zrobić z danymi osobowymi – nie ryzykuj!
Dane, jakie są zbierane o uczestnikach imprez turystycznych mają różnoraki charakter – poczynając od imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, numeru PESEL, wieku, po informacje dotyczące diet, czasem nawet poglądów religijnych czy schorzeń. Pozyskiwane są one w celach zapewnienia jak największego komfortu podróżnym.
DANE NIEZBĘDNE DO ZAWARCIA UMOWY
Do zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej na pewno niezbędne są podstawowe informacje o kliencie, takie jak jego imię (imiona), nazwisko, adres, numer PESEL, numer paszportu w przypadku wyjazdu zagranicznego poza teren strefy Schengen, itp. Podanie tych danych jest uzależnione od treści umowy o udział w imprezie turystycznej. W zależności od tego, jaki będzie zakres tej umowy, może zajść potrzeba podania różnych danych. Niemniej jednak, należy pamiętać, aby były to dane niezbędne i rzeczywiście konieczne do zawarcia i prawidłowej realizacji umowy. Danymi, które na etapie zawierania umowy nie będą konieczne, i od podania których przedsiębiorca nie może uzależniać zawarcia umowy, są np. poglądy religijne, czy polityczne.
Drugą grupą danych osobowych, które nie są niezbędne do zawarcia umowy, są dane które mogą być istotne dla prawidłowego jej wykonania. Będą to np. informacje o schorzeniach klienta, czy stosowanych przez niego dietach, w przypadku wyjazdu z elementami leczniczymi, czy sanatoryjnymi.
PRZYKŁAD: Jesteśmy wegetarianami cierpiącymi na hiperglikemię. Nie musimy informować o tym fakcie biura podróży, ale nie możemy być wówczas zaskoczeni, że w trakcie wyjazdu dostaniemy obiad mięsny, lub że do każdego posiłku będzie nam serwowany super słodki deser. W związku z tym, podczas naszej objazdowej wycieczki np. po USA, będziemy chodzili głodni, jeżeli na obiady serwowane będą hamburgery, żeberka, itp.
Co istotne, niepodanie przez nas takich danych uwolni organizatora turystyki od odpowiedzialności za nieprawidłowe wykonanie umowy. Dopiero poinformowanie organizatora i zawarcie w umowie informacji, że świadczenia gastronomiczne będą uwzględniały określoną dietę może być podstawą ewentualnych roszczeń.
Dlatego, mimo że są to dane wrażliwe, nie bójmy się ich podawać, a jeśli jesteśmy biurem – pytać o nie. Przekazanie takich informacji jedynie ułatwi organizację wyjazdu i uczyni go przyjemniejszym.
WAŻNE (dla biur): Przed pobraniem danych należy koniecznie przedstawić Klientowi formularz zgody na ich pozyskanie i przetwarzanie w celu prawidłowej realizacji umowy. Klient powinien go podpisać, zanim przekaże nam te informacje.
UDOSTĘPNIANIE
Organizacja imprezy turystycznej wymaga czasem przekazania danych innym podmiotom – np. hotelowi celem przypisania pokoi do uczestników imprezy, czy ubezpieczycielowi celem zawarcia umowy ubezpieczenia.
Pamiętajmy, że udostępniając dane osobowe, musimy poinformować Klienta komu i jakie dane udostępniamy. Dlatego przygotowując formularz informacyjny o RODO, zawrzyjmy w nim stosowną wzmiankę. Przekazanie danych osobowych bez zgody osoby której dotyczą lub innych niż te, o których informowaliśmy jest niedozwolone i może rodzić negatywne konsekwencje – ale opowiemy o nich przy innej okazji.
WSKAZÓWKA: Przygotowując imprezę turystyczną, zastanówmy się jakim podmiotom, w jakim celu i jakie dane będą przekazywane. Rozważmy każdą możliwą ewentualność i zawrzyjmy ją w formularzu zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Co istotne, to podmiot pobierający dane będzie ich administratorem. Z administrowaniem danymi osobowymi wiąże się szereg obowiązków, zaś najważniejszym z nich jest obowiązek ochrony pozyskanych danych. Im wrażliwsze dane o naszych klientach pozyskamy (np. dane dotyczące stanu zdrowia), tym staranniejszą pieczę powinniśmy nad nimi sprawować, dbając, aby nie dostały się w posiadanie osób do tego nieuprawnionych (np. innych uczestników wycieczki). Ponadto każdy administrator ma obowiązek zabezpieczyć dane przed ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz zapewnić wgląd, czy możliwość korekty tychże danych osobom, których one dotyczą.
Osobą, która w trakcie imprezy będzie miała dostęp do większości danych osobowych jest pilot wycieczki. Powinien on mieć ze sobą listę obecności zawierającą imię i nazwisko uczestnika, często jego numer telefonu (prywatnego); polisę ubezpieczeniową, a do niej niezbędna będzie informacja o numerze PESEL; może mieć informacje dotyczące diet, albo schorzeń. To wszystko są dane osobowe. Prawo do ich udostępnienia pilotowi również powinno być zawarte w informacji o pobieraniu i udostępnianiu danych osobowych.
WAŻNE: Pilot wycieczki powinien w umowie, którą zawiera z biurem podróży mieć zawarty zapis o udostępnianiu danych osobowych niezbędnych do prawidłowej realizacji umowy o udział w imprezie turystycznej organizowanej przez biuro. Brak takiego zapisu może oznaczać, że dane osobowe zostały przekazane osobie nieuprawnionej. Aby uniknąć nieprzyjemności, dopiszmy jeden paragraf do umowy i śpijmy spokojnie.
LISTA OBECNOŚCI
Jednym z przejawów udostępniania danych osobowych jest lista obecności uczestników imprezy turystycznej, przekazana pilotowi. Jeśli wszyscy uczestnicy się znają, to jeszcze nie kłopot – sami sprawdzą, czy każdy dotarł na miejsce zbiórki, czy do autokaru. Problem powstaje, gdy listę obecności trzeba odczytać. Pojawia się zatem pytanie, czy pilot może na głos odczytywać listę obecności przy pozostałych uczestnikach imprezy?
Odpowiedź jest dość problematyczna, gdyż praktyka i orzecznictwo nie są jeszcze utrwalone. Niemniej jednak, przychylilibyśmy się do poglądu, że JEST TO DOPUSZCZALNE. Urząd Ochrony Danych Osobowych potwierdził, że odczytanie listy obecności uczniów w szkole nie jest naruszeniem RODO. Analogicznie więc, sprawdzenie obecności uczestników wycieczki, poprzez odczytanie listy doręczonej przez organizatora NIE NARUSZA RODO.
WSKAZÓWKA: Niemniej jednak, coraz częściej dochodzi do sytuacji, w której ludzie chronią swoje dane, w tym imię i nazwisko. Dlatego sugerujemy pilotom wycieczek, aby w celu uniknięcia kłopotliwej sytuacji prosili wszystkich uczestników o podejście i „odhaczenie się” na liście. Dzięki temu lista będzie sprawdzona bez odczytywania na głos.
Niniejszy artykuł na pewno nie wyczerpuje tematyki RODO w turystyce. To złożona i wielowątkowa problematyka. Jeżeli czujecie niedosyt – zapraszamy do kontaktu. Postaramy się odpowiedzieć na każde pytanie i rozwiać wątpliwości.
